Şirket Kartı Limiti Yetmediğinde Ne Olur?
Büyük ölçekli Limited ve Anonim Şirketlerde kurucuların karşılaştığı en pratik krizlerden biri anlık satın alımlardır. Uçak bileti, acil bir demirbaş veya yurtdışı yazılım alımlarında şirket kredi kartının limiti yetmeyebilir ve patron ödemeyi şahsi cebinden/kartından yapar.
Maliye Bakanlığı'nın en çok ceza kestiği gri alan burasıdır. Şirket kasasında (bankasında) para varken, patronun sürekli kendi şahsi servetiyle şirketi finanse etmesi, "Vergi Kaçakçılığı / Kayıt Dışı İşlem" şüphesi doğurur. Bu işlemleri yasal güvenceyle giderleştirmek için kusursuz bir bilanço yönetimi şarttır.
Gider Yazabilmek İçin Temel Kurallar
Bir harcamanın şahsi kartla yapılması Vergi Usul Kanununda (VUK) kesin olarak yasaklanmamıştır. Ancak Maliye müfettişlerinin denetimlerinde bu giderlerin KKEG (Kanunen Kabul Edilmeyen Gider) sayılıp reddedilmemesi için şu kurallara harfiyen uyulmalıdır:
En hayati kural budur. Şahsi kartınızı kullansanız dahi satıcıya faturayı mutlaka Şirketinizin Ünvanı ve Vergi Numarası ile kestirmelisiniz. Şahsi T.C. kimliğinize kesilen fatura, ticari amaçla kullanılmış olsa bile şirket gideri olamaz.
Harcama, şirketin ticari kazancını elde etmesiyle doğrudan bağlantılı olmalıdır. Şahsi market alışverişiniz veya ailenizle çıktığınız tatil faturası, şirkete kesilse bile KKEG sayılır ve ceza yersiniz.
Denetim Riski: "Örtülü Sermaye ve Adat Faizi" Cezaları
Şirket ortağının şahsi kartıyla sürekli şirket harcaması yapması, vergi hukukunda ve tek düzen hesap planında "331 Ortaklar Cari Hesabının Şişmesi" olarak adlandırılır. Vergi Müfettişlerinin ilk incelediği bu durumun kurumsal riskleri şunlardır:
-
Şirketin Ortağa Borçlanması (Örtülü Sermaye)
Siz kendi kartınızdan şirket için yüksek tutarlı harcama yaptığınızda, şirket yasal olarak size borçlanmış olur. Bu borç (331 hesap bakiyesi), şirketin dönem başı özsermayesinin 3 katını aşarsa "Örtülü Sermaye" sayılır ve Kurumlar Vergisi yönünden ağır cezalar kesilir.
-
Tevsik (İspat) Zorunluluğu İhlali
Kritik sınırları aşan işlemlerde (örn: 30.000 TL) faturanın şirket adına olması yetmez. Maliye, bu paranın nasıl ödendiğini banka ekstreleriyle kanıtlamanızı (tevsik etmenizi) ister. Aracı finans kurumu (kredi kartı) sizin adınıza olduğu için, şirket hesabından kredi kartınıza geri ödeme yapıldığını kanıtlayamazsanız KDV indiriminiz reddedilir.
Muhasebe (Yevmiye) Kaydı Nasıl Yapılır?
Ortak, kendi şahsi kredi kartıyla şirkete 100.000 TL + KDV (%20) tutarında bir ofis bilgisayarı aldığında muhasebede "Nakit Kasa (100)" veya "Banka (102)" değil, doğrudan "Ortaklara Borçlar (331)" hesabı çalıştırılır:
| Hesap Adı ve Mahiyeti | Borç Tutarı | Alacak Tutarı |
|---|---|---|
| 255 DEMİRBAŞLAR HESABI (Bilgisayar) | 100.000,00 ₺ | - |
| 191 İNDİRİLECEK KDV HESABI | 20.000,00 ₺ | - |
| 331 ORTAKLARA BORÇLAR HESABI | - | 120.000,00 ₺ |
Çözüm Hamlesi: İşlem sonucunda şirket KDV'yi indirir ancak 331 Hesap şişer. Şirket banka hesabına nakit (likidite) girdiğinde, şirket bu 331 hesaptan ortağın şahsi banka hesabına (EFT açıklamasına "Harcama İadesi" yazılarak) 120.000 TL'yi acilen geri ödemeli ve cari riski sıfırlamalıdır.