Model Seçimi: Serbest Hekim mi, Tüzel Yapı mı?
- Serbest psikiyatrist (muayenehane): Esnek ve kişisel hizmet modeli; belgelendirme genellikle e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) ile yapılır. Randevu–tahsilat akışını kişisel olarak yönetmek kolaydır.
- Tüzel yapı/klinik: Birden fazla hekim ve personelin yer aldığı daha geniş organizasyon. Bordro, satın alma ve veri yönetimi süreçleri artar; e-Fatura/e-Arşiv ve e-İrsaliye entegrasyonları gündeme gelebilir.
- Karar kriterleri: Seans yoğunluğu, ek hizmetler (psikoterapi ekibi, test–değerlendirme), lokasyon, bütçe, risk yönetimi ve veri güvenliği kapasitesi.
Ruhsat & Tesis Uygunluk — Mahremiyet Odaklı Yol Haritası
- Mekan seçimi: Sakin ve kolay erişilebilir lokasyon; bekleme alanı–muayene odası ayrımı.
- Plan–proje ve akustik: Ses yalıtımı, görüşme mahremiyeti, danışan akışının kesişmeden yönetimi.
- İzin ve başvurular: Gerekli belgelerin ve kimlik/mesleki evrakların hazırlanması; ilgili kurumlarla ön görüşme.
- Tesis uygunluk: Hijyen, aydınlatma, havalandırma; acil durum ve yangın güvenliği.
- HBYS/otomasyon: Randevu, danışan dosyası, e-belge ve finans modülleri; güvenli yedekleme.
- Veri koruma prosedürü: Erişim yetkileri, şifreli depolama, arşiv süresi ve silme politikaları.
- Online seans altyapısı: Güvenli görüntülü görüşme ve kayıt dışı iletişim politikaları.
- Açılış kontrol listesi: Tabela, dokümantasyon, sözleşme–aydınlatma metinleri ve onam formları.
e-Belge Düzeni: e-SMM, e-Fatura ve Tahsilat
- Serbest hekim: Hizmetlerin çoğu e-SMM ile belgelendirilir. POS/havale tahsilatlarında dekont ve makbuz akışı eşleştirilmelidir.
- Tüzel yapı: Kurumsal organizasyonda e-Fatura/e-Arşiv düzeni; malzeme–cihaz hareketleri varsa e-İrsaliye gündeme gelebilir.
- KDV/stopaj: Hizmetin niteliğine göre değerlendirilir; sözleşmelerde ücret, avans ve iptal koşulları açık olmalıdır.
Gizlilik, KVKK ve Klinik Prosedürler
- Gizlilik politikası: Danışan verilerinin kullanım amacı, saklama süresi ve erişim yetkileri yazılı hale getirilmelidir.
- KVKK uyumu: Aydınlatma metni, açık rıza (gerektiğinde), veri işleme envanteri ve veri sorumlusu süreçleri.
- Elektronik sistemler: Şifreli cihazlar, iki aşamalı doğrulama, düzenli yedekleme; yetkisiz erişim için log takibi.
- İletişim kanalları: Randevu–iptal, erteleme ve hatırlatma politikaları; mesajlaşma uygulamalarında kişisel veri paylaşımının sınırları.
Online Seanslar ve Belge Akışı
- Randevu ve onam: Online seans koşulları, ücretlendirme, iptal–iade; teknik kesinti senaryoları.
- Tahsilat: Sanal POS/havale; seans öncesi avans–blokaj uygulamaları.
- Belge düzeni: Online hizmetlerde de e-SMM/e-Fatura akışı seansla ilişkilendirilmelidir.
Gider Yazılabilen Başlıca Kalemler
- Muayenehane kira–stopajı, aidat, enerji ve iletişim
- HBYS/randevu–dosya yazılımları, e-dönüşüm hizmetleri, bulut yedekleme
- Ofis–bekleme alanı mobilya, akustik malzemeler, güvenlik sistemleri
- Test materyalleri, değerlendirme araçları ve lisansları
- Personel (sekreterya), eğitim, bordro ve İSG kalemleri
- Mesleki sorumluluk sigortası, oda/dernek aidatları
Tahsilat ve Sözleşme Kurgusu
- Hizmet sözleşmesi: Seans süresi, paket/oturum, iptal–iade kuralları ve mahremiyet hükümleri.
- Ücretlendirme: Muayene, takip ve psikoterapi ücretleri; öğrenci/paket indirimleri ve koşulları.
- Tahsilat akışı: Nakit, POS, havale/EFT; taksitli yapıdaysa cari ve hatırlatma akışı.
- Masraf yansıtma: Konsültasyon, laboratuvar/görüntüleme gibi dış hizmetlerin belgeli aktarımı.
Aylık Muhasebe Takvimi (Öneri)
- Haftalık: e-SMM/e-Fatura ile banka/POS hareketlerinin eşleştirilmesi; cari mutabakat.
- Aylık: Gider faturaları, kira–stopaj, bordro ve beyannameler; KDV ve gerekli bildirimler.
- Çeyreklik: Envanter ve yazılım lisans kontrolleri; mali analiz.
- Yıllık: Bütçe–fiyatlandırma güncellemesi; gizlilik–KVKK denetimi ve eğitim tazeleme.
Yerel Destek
İstanbul genelinde, özellikle Şişli–Beşiktaş–Kağıthane bölgelerinde; ruhsat–tesis uygunluk, e-belge, online seans süreçleri ve aylık muhasebe takvimini psikiyatri pratiğinize uygun şekilde birlikte kurguluyoruz.
