TÜBİTAK Proje Muhasebesi ve AGY500 Mali Rapor Hazırlama

Yasal Uyarı: SMMM Tasdiki Olmadan Hibe Ödenmez!

TÜBİTAK TEYDEB programları (Örn: 1501 Sanayi Ar-Ge, 1507 KOBİ Ar-Ge) kapsamında desteklenmesine karar verilen projelerde, firmanın yaptığı harcamaların devletten hibe olarak geri alınabilmesi için Dönemsel Mali Raporların (AGY500) mutlaka bağımsız bir SMMM (Mali Müşavir) veya YMM tarafından PRODİS sistemi üzerinden incelenip tasdik edilmesi zorunludur. Mali Müşavir onayı olmayan dosyalar doğrudan reddedilmektedir.

TÜBİTAK Proje Muhasebesi ve TEYDEB Mali Rapor (AGY500) Hazırlama

SMMM Tasdik Raporu Onayı

PRODİS Veri Girişi ve Yönetimi

6 Aylık Dönemsel Raporlama

Yazılım, Ar-Ge ve Teknoloji şirketlerinin TÜBİTAK'tan kazandıkları proje hibelerini sorunsuz ve eksiksiz tahsil etmelerini sağlayan Yeminli / Serbest Muhasebeci Mali Müşavir denetim hizmetleri.

Stratejik Denetim Özeti (AGY500 Raporu)

TÜBİTAK Proje Maliyetlendirme esaslarına göre, SMMM denetiminden geçen AGY500 Raporunun temel kuralları şöyledir:

Dönemsellik İlkesi: TÜBİTAK projelerinde mali raporlama 6 aylık periyotlar halinde yapılır. (1. Dönem: Ocak-Haziran, 2. Dönem: Temmuz-Aralık). Harcamaların hibe olarak tahsil edilebilmesi için raporların dönemi bitimini takip eden 3 ay içerisinde TÜBİTAK'a sunulması gerekir.

PRODİS Sistemi: Kesilen tüm faturalar, personel SGK hizmet dökümleri ve ödeme dekontları (EFT/Havale) PRODİS (Proje Değerlendirme ve İzleme Sistemi) ortamına giriş yapılarak sistem tarafından eşleştirilir.

SMMM Sorumluluğu: İMM ekibi olarak; firmanızın yaptığı harcamaların Ar-Ge projesi ile doğrudan ilişkili olup olmadığını, KDV'nin hariç tutulup tutulmadığını ve yasal fatura standartlarını denetleyerek mali raporu SMMM yetkisiyle imzalar ve TÜBİTAK'a raporlarız.

TÜBİTAK Proje Muhasebesinde SMMM'nin Rolü ve Süreçler

Proje onaylandıktan sonra teknoloji firmalarının yaptığı en büyük hata, normal şirket muhasebesi ile "Ar-Ge Proje Muhasebesini" birbirine karıştırmasıdır. TÜBİTAK, harcamaların standart mizan dışında özel muhasebe hesaplarında (Örn: 750 Araştırma ve Geliştirme Giderleri) takip edilmesini şart koşar.

Personel Giderleri ve Adam/Ay Oranı

Projede çalışan personelin brüt maaşları ve SGK işveren payları destek kapsamındadır. Ancak personelin projedeki eforu "Adam/Ay" oranı ile belirlenmeli ve zaman çizelgeleri (timesheet) SMMM tarafından denetlenerek rapora işlenmelidir.

Malzeme ve Hizmet Alımları

Proje kapsamında alınan sarf malzemeler, alet/teçhizatlar ve danışmanlık faturalarının ödemeleri kesinlikle banka (EFT/Havale/Çek) yoluyla yapılmak zorundadır. Dekontu olmayan nakit ödemeler SMMM tasdikinden geçemez ve TÜBİTAK tarafından reddedilir.

PRODİS Aktarımı ve Eşleştirme

Aylar boyunca biriken yüzlerce fatura, dekont, ücret bordrosu ve GİB beyannameleri tek tek taranarak PRODİS sistemine işlenir. İMM ekibi, harcama kalemleri ile faturaların hatasız eşleşmesini sağlar.

KRİTİK UYARI

KDV'nin Hibe Dışı Olması

Firmaların en çok kafasını karıştıran konu Katma Değer Vergisi'dir. TÜBİTAK mevzuatı gereği, yapılan harcamalardaki KDV tutarları hiçbir şekilde destek (hibe) kapsamına alınmaz. Raporlar hazırlanırken faturalardaki KDV oranları titizlikle ayıklanmalı, sadece KDV hariç (matrah) tutarlar sisteme girilmelidir. KDV dahil girilen tutarlar TÜBİTAK Yeminli Mali Müşavirleri (YMM) veya uzmanları tarafından tespit edildiğinde mali raporunuz reddedilerek düzeltmeye gönderilir.

Hangi Giderler TÜBİTAK Tarafından Karşılanır?

TEYDEB Mali Rapor Harcama Kalemleri (Güncel Mevzuat)
Gider Kalemi	TÜBİTAK Karşılama Durumu
Proje Personeli Brüt Ücretleri (SGK Dahil)	Desteklenir (Adam/Ay oranına göre)
Projeye Özel Sarf Malzemeleri	Desteklenir (Fatura ve Dekont Şartıyla)
Ar-Ge Alet, Teçhizat ve Yazılım Alımları	Desteklenir
Katma Değer Vergisi (KDV) Tutarları	Desteklenmez (Hibe dışıdır)
Kur Farkları ve Banka Komisyonları	Desteklenmez
Projede Görev Almayan Personel Maaşı	Kesinlikle Desteklenmez

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

SMMM Raporu (AGY500) hazırlamak zorunlu mudur?

Evet. 1501, 1507, 1509 gibi TEYDEB programları kapsamında projesi onaylanan her firma, devletten hibe parasını geri alabilmek için dönem sonlarında "Mali Raporunu" hazırlatıp bağımsız ve yetkili bir SMMM'ye veya YMM'ye tasdik ettirmekle yükümlüdür.

Raporlama dönemlerini kaçırırsam ne olur?

Mali raporlarınızı ait olduğu dönemi takip eden üçüncü ayın sonuna kadar (1. dönem için Eylül sonu, 2. dönem için Mart sonu) TÜBİTAK'a teslim etmezseniz, o döneme ait harcamalarınız destek kapsamından çıkarılır ve hibeyi kaybedersiniz.

Faturalarımı elden nakit ödeyebilir miyim?

Hayır. 8.000 TL altı veya üstü olması fark etmeksizin; TÜBİTAK projeleri kapsamındaki tüm personel maaş ödemeleri ve malzeme/hizmet faturası ödemeleri mutlaka bankacılık sistemi (EFT, Havale, Şirket Kredi Kartı) üzerinden yapılmalıdır. Nakit ödenen belgeler hibe alamaz.